Iratkezelés

WinDirect iratkezelés modul

  • Iktatókönyv tétel
  • Irat minősítés
  • Irat állapot
  • Irat státusza (kimenő, belső, bejövő)
  • Példányszám
  • Címzett
  • Iratkategória
  • Irattár
  • Irattípus
  • Feladat
  • Esemény típus
  • Dosszié
  • Tárolóhely
  • Irathoz kapcsolódó időpontok (Irat kelte, határideje, őrzésének dátuma, stb.)
  • Feladatok rögzítése
  • Beépített szövegszerkesztő
  • Tételhivatkozások
  • Lapolvasó (scanner) használata a rendszerből
  • Iktatókönyv tétel aláírók
  • Vizuális, naptáras eseménynapló
  • Képek, dokumentumok exportálása, importálása
  • Export lehetőségek: nyomtatható listák, szövegfájl, Word, Excel, XML, stb.
  • Fájlok csatolása (tetszőleges formátum)
  • Elintézés módja, határideje
  • Ügyintéző meghatározása
  • Projekt azonosító

Részletes leírás képekkel

A WinDirect Iratkezelés modul a vállalatnál keletkező iratok – bejövő, kimenő vagy belső iratok – adminisztrálását, hagyományos szóval iktatását végzi. Mégis iratkezelésről, dokumentumkezelésről beszélünk, mert ebben a vállalatirányítási rendszerben jóval többről van szó, mint az egyszerű iktatás.

Az Iratkezelés a papírmentes iroda álomnak a WinDirect-beli megtestesítője. A mai világban a környezeti tudatosság a vállalati értéket is növeli, ehhez ad támogatást a modul. A minden adatra kiterjedő visszakeresési lehetőséggel, az öntanuló képességgel, a jogosultságalapú hozzáféréssel hatékonyságnövelés, a munkafolyamatok felgyorsulása várható. Megkönnyíti az egyes telephelyek, vagy cégcsoportok közötti dokumentumokra és folyamatokra vonatkozó kommunikációt, átláthatóságot.

Rögzíthetők az iratok legfontosabb adatai, rendszerbe sorolhatók, képeket, eseménynaplót lehet a leiktatott tételekhez rögzíteni, valamint össze lehet kapcsolni a WinDirect vállalatirányítási rendszernek az általános bizonylatkezelési mechanizmusával. Ez a bizonylatkezelési mechanizmus tulajdonképpen nem más, mint a cégbe bejövő és a cég által kibocsátott iratok közötti összefüggések, illetve azok a folyamatok, amelyek a bizonylatokon keresztül megvalósulnak a cégben. Az iratkezelés, iktatás a WinDirect-ben megszokott bizonylati rendszeren keresztül történik. Mivel az iktatókönyv tételeihez tetszőleges csatolmányok vehetők fel, akár maga az érintett irat, dokumentum is becsatolásra kerülhet a saját adatai mellé.

Teljes mérethez kattintson a képekre!

A modul együttműködik az ERP rendszer bizonylataival, maguk a rendszerben lévő bizonylatok automatikusan bekerülhetnek a dokumentum-kezelőbe. A rendszer átjárhatósága miatt mind az iratkezelőből elérhetők a WinDirect bizonylatok, és a bizonylatokról is átkerülhet az iratkezelőhöz a felhasználó.

A modul naptáras eseménynapló funkciója biztosítja, hogy az adott ügyhöz tartozó történéseket áttekinthető formában, kategóriák szerint osztályozva lehessen rögzíteni, illetve áttekinteni, akár naptáras nézetben is. Ez főleg a külső bizonylatok esetében jelent nagy segítséget az ügyintézőnek. A külső vagy belső iratok egyszerűen kapcsolhatók a cég ügyviteli folyamatainak a lépéseihez. A modul segítségével a nagy tömegű iratokat, scannelt dokumentumokat egyszerűen, gyorsan, könnyen lehet menedzselni. A fontos határidőkről, teendőkről az ERP rendszer ütemezett feladatainak segítségével időben értesülhetnek az illetékesek.

A visszakereshetőség, aktualizálás gyerekjátékká válik a WinDirect rendszer alaptulajdonságait kihasználva.

Fontos kényelmi funkció, hogy korlátlan terjedelmű szöveges megjegyzések is rögzíthetők az adott bizonylathoz kapcsolódó ügyintézés egyes lépéseihez. A rendszerbe beépített szövegszerkesztő a Word-höz hasonló egyszerűséggel és funkcionalitással kezelhető. A letárolt iratok, bármilyen formátumúak is (Word, Excel, kép, stb.), a rendszerből közvetlenül megnyithatóak, létrehozhatóak.