Muszáj-e kötni üzemeltetési szerződést egy ERP szoftverrendszerhez?

Fontos megkülönböztetni a szoftvertámogatási, support szolgáltatást és a szoftver üzemeltetési szolgáltatást. Mert a kettő nem ugyanaz, bár vannak szolgáltatók, ahol egyben kezelik a kettőt. De a support és az üzemeltetés feladatai között vannak lényeges különbségek.

A support szerződés, vagyis a felhasználói támogatásra és hibajavításra irányuló szolgáltatások célja a felhasználók támogatása, kérdéseik megválaszolása, problémáik megoldása és a rendszer esetlegesen fellelt hibáinak javítása. Ez magában foglalhatja a az online vagy telefonos támogatást, hibabejelentési rendszert, dokumentációkat és frissítéseket. Ez a szerződés a felhasználók segítésére fókuszál.

Az üzemeltetési szerződés pedig a rendszer napi működésének és fenntartásának felügyeletét jelenti. Ide tartozik a biztonsági mentések végrehajtása, felhasználók és felhasználói csoportok kezelése, rendszerüzenetek kezelése, technikai jellegű teendők és elemzések elvégzése, sok esetben a verziófrissítések elvégzése is ide tartozik, ha az nem magától értetődő, automatizálható folyamat egy komplex szoftverrendszer esetén. Ez a szerződés fókuszál a rendszer stabil és hatékony működésére, valamint a biztonsági és technikai kérdések kezelésére.

Ahogy szoftver támogatási, úgy üzemeltetési szerződés megkötése sem kötelező, de az üzemeltetés teendőit valakinek ettől függetlenül is el kell tudni látni és rendelkezésre állni. Így ha a szoftverrendszer szállítója lenne a legfelkészültebb erre a feladatra, akkor ajánlott üzemeltetési szerződés megkötése. Az ERP rendszer üzemeltetése komoly szakértelmet és erőforrásokat igényel, és az üzemeltetési szerződés biztosítja, hogy ezek a feladatok megfelelően és professzionálisan el legyenek végezve. A szerződés keretében meghatározott szolgáltató vállalja a rendszer fenntartását, biztonságát, rendszeres adatmentéseit, verziófrissítéseket és technikai támogatást, ami hozzájárul a rendszer megbízhatóságához és a vállalati folyamatok zavartalan működéséhez.

Az üzemeltetési szerződés részleteit és tartalmát mindig a vállalat igényeihez és az ERP rendszer specifikus követelményeihez kell igazítani. Érdemes egyeztetni a szoftver szolgáltatóval, hogy meghatározzuk, hogy milyen szintű üzemeltetési támogatásra van szüksége a vállalatnak, és meghatározzuk az üzemeltetési szerződés részleteit és feltételeit.